Hur man skickar en lösenordsskyddat dokument via e-post

December 1

Hur man skickar en lösenordsskyddat dokument via e-post


Sända ett lösenordsskyddat dokument till någon via e-post tar lite eftertanke och planering. Ett lösenord-aktiverade dokument bör vara det första steget bland många för total säkerhet. Skicka känsliga uppgifter till personer som du litar på den information, eller till dem som "behöver veta." Välj mottagaren klokt, som någon du känner kommer att skydda data och föra den vidare endast till dem som behöver det. Integrera dessa steg som en del av din rutin för att begränsa åtkomst till din privata information.

Instruktioner

1 Skriv ett nytt dokument som innehåller din privata information i ett Word eller Excel-fil. Alternativt, kopiera och klistra in informationen i dokumentet. Kopiera och klistra in genom att markera texten i originaldokumentet och sedan klicka på "Redigera" i huvudmenyn, följt av "Kopiera." I det nya dokumentet, använda musen för att placera markören där du vill att texten ska visas, klicka på "Redigera" och sedan "Klistra in."

2 Spara dokumentet du tänker skicka via e-post genom att klicka på "File" i huvudmenyn och välja "Spara som". En dialogruta visas där du kan ge filen ett namn. Skriv in ett namn och lägga till mottagarens initialer så att du enkelt kan identifiera den lösenordsskyddade filen senare.

3 Säkra filen genom att klicka på "Verktyg" i huvudmenyn och sedan "Alternativ" och klicka på fliken "Säkerhet". I "lösenord för att öppna" skriver i ett lösenord, skriv sedan in det igen i den andra rutan för att kontrollera. De bästa lösenorden är minst åtta tecken långt och använda en kombination av versaler, gemener, siffror och symboler, som du kan lägga genom att flytta ett av numren från nummerraden på tangentbordet.

4 Skriv ett e-postmeddelande till mottagaren och bifoga dokument som innehåller känslig information. Informera mottagaren att dokumentet är lösenordsskyddat och att du kommer att ge lösenordet. Inte skriva lösenordet i samma mail innehållande lösenordsskyddade dokument. Ring mottagaren för att tillhandahålla ett lösenord om du har ett telefonnummer, eller skicka ett separat e-postmeddelande lösenordet. Anger inte hur man kommer i kontakt med mottagaren, och lämna ämnesraden tom om du skickar ett lösenord via e-post.

5 Radera lösenordsskyddade dokument från datorn när du är säker på att rätt mottagare har fått sitt exemplar. Om mottagaren behöver göra ändringar eller ändra lösenordsskyddade dokument, måste du ge instruktioner för att ta bort lösenordet, hänvisar till steg tre.

Tips

  • För en extra mått av säkerhet, kan du komprimera lösenordskrypterade dokument i en WinRAR eller WinZip-fil, som båda kan också vara lösenordsskyddade, och skicka det via e-post. Rådfråga WinRAR eller WinZip hjälpfil för mer information.

        

Välkommen till dig för att skicka en kommentar:

            
            
            
            

© 2023 Astrixsoft.com | Contact us: webmaster# astrixsoft.com