Hur man kan förbättra en Excel Database

April 1

Hur man kan förbättra en Excel Database


Microsoft Excel kan vara ett mycket användbart verktyg för att utforma både kalkylblad och databaser. Den stora variationen av format till Excel användaren gör programmet användbar för att visa komplicerade finansiella data på ett sätt som även icke-tekniska användare kan förstå. Att hålla dessa icke-tekniska användare i åtanke kan hjälpa dig att designa ett användarvänligt Excel databas som fortfarande ger alla funktioner du behöver.

Instruktioner

1 Granska kolumner i Excel databas och leta efter några celler som visar som "########". Detta är en indikation på att kolumnen är för smal för att visa all text. Att bredda kolumnen helt enkelt placera markören i det nedre högra hörnet på kolumnrubriken och dra den till höger. Fortsätt ändra storlek på kolumnerna tills alla data visas på rätt sätt.

2 Ändra kolumnrubrikerna för att vara mer beskrivande. Som författare av databasen, kan du vet exakt vilka uppgifter varje kolumn visas, men andra som har åtkomst det kanske inte har samma kunskapsnivå. Gör kolumnrubrikerna så beskrivande som möjligt och använda så mycket utrymme som du behöver för att göra dessa kolumnrubriker nytta för slutanvändarna.

3 Skydda alla databas celler som innehåller formler. En användare kan oavsiktligt ändra ett cellvärde och förstöra den underliggande formel. Det kan innebära timmar av arbete från din sida för att reparera skadan och få Excel databas för att visa den information du vill. Om användare inte behöver göra ändringar i dokumentet, kan du skydda hela filen genom att kräva ett lösenord för att göra några uppdateringar.

4 Ändra formatet för numeriska fält för att vara mer användbar för slutanvändare. Använd valutaformatet för alla finansiella data och visa decimaler som behövs. Standardformatet för tal är inte mycket användbar, så ändra till ett bättre format baserat på innehållet i kolumnen.

5 Använd villkorsstyrd formatering för att visa negativa tal i rött och göra andra viktiga data sticker ut. Till exempel kan du visa en omsättning på över $ 1000 i ljust grönt att dra mer uppmärksamhet till de viktiga siffror.

6 Lägg till tabeller och diagram till Excel databas. Excel-dokument är bra för att kommunicera information, men de är inte alltid användarvänliga. Visar informationen grafiskt gör det lättare för alla användare att förstå.


        

Välkommen till dig för att skicka en kommentar:

            
            
            
            

© 2020 Astrixsoft.com | Contact us: webmaster# astrixsoft.com