Hur man skapar en gruppkalender i Outlook

May 7

Hur man skapar en gruppkalender i Outlook


När du organiserar en grupp på jobbet är det bra att veta vad alla gör och när de gör det. Spårning allas scheman hjälper till med möten, tilldela projekt och säkerställer tidsfristerna hålls. Du kan ställa in en gruppkalender i Outlook för att spåra scheman. Gruppen kalendern är ett effektivt verktyg för affärsgrupper, kontors scheman och affärsfunktioner, och de är en funktion som är tillgänglig endast med Outlook på Microsoft Exchange-servrar.

Instruktioner

1 Öppna Outlook.

2 Klicka på menyn "Action" och välj "Visa gruppscheman." Detta öppnar ett fönster med en lista över alla befintliga gruppscheman.

3 Välj en av de grupper eller skapa en ny grupp. Skapa en ny grupp öppnas ett fönster. Namnge gruppen och välj "OK".

4 Lägg till medlemmar i gruppen från en adressbok, en offentlig källa såsom ett företag eller individuellt. Gruppmedlemmar utanför interna Exchange Server kan tillsättas om de är antingen på en Exchange Server och "dela" kalendern eller publicera sina kalendrar till Internet, som är en annan Outlook-funktion. Dubbelklicka på ett namn eller dra och släppa en i "Till" -fältet.

5 Kontrollera scheman genom att välja menyn "Action" och välja "Visa gruppscheman, med fokus på rätt schema och klicka på" Öppna ". Ett fönster med varje gruppmedlem namn och tillgänglighet kommer att visas.

6 Använd "Ny mötesförfrågan" för att öppna ett möte fönster. Du kan också visa gruppscheman när du skapar mötet. Schemaläggnings Option på mötesförfrågan på bandet öppnar gruppkalender för att visa tillgänglighet för en gemensam mottagningstid. När du skickar mötesförfrågan, är det endast nödvändigt att ange gruppnamnet i "Till" -fältet. Outlook kommer automatiskt fylla i e-postadresser.

Tips

  • Ett hem datornätverk eller en icke-Exchange Server-nätverket kan lägga över separata kalendrar i Outlook 2007 och 2010 med "delade kalendrar."
  • Använda "Delade kalendrar" snarare än "gruppscheman" tillåter separata delade kalendrar som ska visas med all utnämning information tillgänglig.
  • Gruppmedlemmar måste hålla Outlook-kalendrar på Exchange Server, annars kan systemet inte exakt visa scheman.
  • Personliga och privata möten måste kontrolleras när du skapar objekt på en kalender. Beroende på Exchange Server säkerhetsalternativ, håller markören över en "preliminär", "upptagen" eller "out-of-office" block kan visa kalenderinformation.

        

Välkommen till dig för att skicka en kommentar:

            
            
            
            

© 2020 Astrixsoft.com | Contact us: webmaster# astrixsoft.com